La mayoría de las personas no sabemos gestionar nuestro tiempo y nos toca trabajar más horas, pasarnos el fin de semana realizando tareas domésticas o prescindir de momentos agradables por no habernos organizado adecuadamente. Esto nos hace sentir estresados y culpables por no llegar a todo lo que quisiéramos.
Podemos aprender a organizarnos mejor. Para ello, el primer paso es saber identificar cuáles son los «ladrones de tiempo» que nos lo ponen más complicado. ¿Te sientes identificado con alguno de ellos?
- la costumbre de no hacer anotaciones y dejarlo todo en la memoria
- no planificar ni priorizar… «todo es igual de urgente»
- el teléfono, las redes sociales…
- las interrupciones
- el no saber decir que no
- la dificultad para delegar
- el excesivo perfeccionismo
- dejar las cosas para más adelante
Debemos considerar el tiempo como un recurso imprescindible, igualitario (24 horas al día para todos), no almacenable, no extensible, insustituible, gratuito e inexorable (no lo podemos evitar).
¿Qué podemos hacer?
- Ante todo, debemos asumir que sólo disponemos de 24 horas al día y de 7 días a la semana. Nosotros somos dueños de nuestro tiempo y decidimos emplearlo de una u otra forma.
- Llevar una agenda que nos permita: planificar, organizar, priorizar, recordar, etc. Uno de los mayores focos de estrés es el pensar en las tareas que tenemos que hacer y que no se nos pueden olvidar. La agenda nos permite apuntar todas las tareas, tachar las que ya están realizadas, y reorganizar las que nos queden por hacer.
- Priorizar según nuestros objetivos. Cuando no priorizamos, nuestra forma de funcionar es dejarnos llevar por las situaciones que van viniendo, es decir, vamos “parcheando”, por tanto siempre se nos quedan por hacer las cosas que para nosotros sí son importantes. ¿Y cómo saber qué es lo importante? Aquí debemos distinguir entre lo urgente / no urgente, y entre lo importante / no importante. Puedo hacer una cuadrícula y dividir en los cuatro cuadrantes cada una de las tareas que tengo que hacer, según si son:
- Urgente + Importante: son las que llamamos “apaga-fuegos”, requieren que se realicen lo antes posible, sería por ejemplo el cumplir con nuestras obligaciones y con nuestro horario laboral. Debemos evitar llenar esta casilla de excesivas tareas, como planchar, ordenar un armario… este tipo de tareas podría dar igual si se realizan hoy o mañana, pero si las insertamos en esta casilla nos va a resultar difícil hacerlas todas, y lo que es peor, no nos queda tiempo para otras cosas que realmente son más importantes.
- No urgente + Importante: son las actividades que nos “equilibran”, como por ejemplo pasar tiempo en familia, dedicar tiempo para uno mismo, etc. Este tipo de tareas al no ser urgentes, son las que vamos dejando pasar, pero no olvidemos, que son muy importantes.
- Urgente + No Importante: son las actividades que llamamos “roba-tiempos”, son pequeñas cosas que son para hoy, favores, interrupciones, contestar algún correo electrónico, etc. Debemos dedicar un rato al día para hacer este tipo de tareas, pero no debemos permitir que nos roben el tiempo de las actividades “No urgentes pero sí Importantes”.
- No urgente + No Importante: Estas actividades son las que vamos postergando, y postergando… hasta que al final nos toca hacerlas, como lavar el coche, alguna llamada pendiente, ordenar el trastero, etc. Estaría bien reservar un rato a la semana o al mes para ir haciendo este tipo de actividades, de esta forma, al planificarlo, no nos sentiríamos culpables al ver que pasan los días y no lo vamos haciendo, pero tampoco perdemos un domingo cuando nos disponemos a hacerlas todas de golpe.
- Planifica tu semana, teniendo en cuenta la urgencia y la importancia de cada una de las tareas. Si llenamos la semana con tareas no importantes, luego no encontraremos nunca tiempo para las cosas importantes. Pero si primero planificamos las importantes, las menos importantes las podemos realizar en los huecos que se nos van quedando. Así, nos aseguramos de que siempre hacemos las cosas importantes, y si se quedara algo sin hacer, sería de poca importancia.
Ante la dificultad para priorizar el orden de urgencia, podemos plantarnos si realmente una actividad que creemos que debe estar hecha para hoy… “y si no está hecha para hoy, ¿qué pasaría?, ¿cómo lo arreglaría?, ¿tendría solución?, ¿realmente no podemos dejarla para mañana?”. También es frecuente, que nos cueste darnos cuenta de lo que verdaderamente es importante para nosotros y lo que no lo es tanto; para ello, podemos hacernos una pregunta que nos ayude a hacer esta clasificación: “Imagina que mañana nos dicen que nos queda poco tiempo de vida… ¿qué haríamos?, ¿qué nos quedaría por hacer?”
Por tanto, ¿cómo puedes gestionar eficazmente tu tiempo?
- Define tus metas, piensa en las cosas que quieres conseguir.
- Desglosa estas metas en objetivos, es decir, actividades y conductas dirigidas a metas.
- Define las actividades semanal y diariamente.
- Prioriza las actividades por orden de importancia.
- Después, ten en cuenta el orden de urgencia.
- Actúa. Comprométete a realizarlo.
- Revisa cómo lo vas haciendo para poder reorganizar tus tareas.
